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摘要：当前，人力资源共享服务正成为一种新兴的企业人力资源管理模式，在此背景下，企业如何进一步加强人事信息管理与维护工作，成为值得深入研究的课题。本文通过人事信息管理概述，分析了企业人事信息管理与维护的必要性与重要意义，并提出具体思路，以期提供借鉴参考。
关键词：人力资源共享服务；人力资源管理；人事信息管理；人事信息维护
现阶段，人力资源共享服务(Human Resources Shared Services，简称HRSS)正成为一种新兴的企业人力资源管理模式，通常企业会将各业务单元所有与人力资源管理有关的行政事务性工作(例如人事信息管理等)集中在一起，建立一个服务中心，来提高人力资源管理的运营效率，更好地服务业务单元。对此，企业需要认识到人力资源共享服务所带的巨大变革，并在此背景下，积极开展企业人事信息管理和维护工作。
一、人事信息管理概述
(一)人事信息管理的含义
人事信息管理是一项复杂性较高的工作内容，直接关系着内部工作者的信息、工作经历和主要社会关系等方面。对于企业或单位而言，人事信息管理是直接决定企业员工命运的重要依据。在人事信息中收录的员工成长经历是目前用人单位对员工进行任命、工作指派等决策的资料基础。在管理学科当中，人事信息管理是较为新颖且不可或缺的部分，能够对社会性资源和经济进行有效管理。人事信息管理能够对企业员工进行合理的组织和管理，打破了传统的人力资源管理模式。因此，具有主观能动性的人力管理方式已经逐渐受到更多企业管理人员的重视。另外，各个人事部门单位逐渐具有决策性，在企业中的地位也越来越高。在社会以及各个组织中均需要合理的人力信息管理模式。
(二)人事信息管理发展现状
在信息化时代背景下，人事信息管理伴随着互联网技术得到了进一步发展，人力资源管理理论也得到了完善和改进，人力资源管理体系能够将企业员工和企业管理人员充分沟通和交流，与人力资源管理人员进行互动[1]。以往的人事信息管理仅仅局限于人员的招聘、分派、个人信息档案管理、工资发放等基础性工作内容，随着企业的发展，人事信息管理也涉及了绩效评估、奖惩制度、人员培训、考核以及其他人事制度制定等。然而，现阶段的人事信息管理与传统的管理方式大不相同，现代人事信息管理能够采取先进的信息化技术对人力资源进行合理开发、利用、规划、组织、管控等，从而确保人力与物力处于最佳的比例，充分发挥出人力的潜在能力，进而提高员工的工作效率，为企业创造更多的市场竞争优势，促进企业持续、稳定、健康发展。
(三)企业人事信息管理工作内容
在企业人力资源管理相关部门单位中，需要对企业员工的基本情况充分掌握，并且能够记录企业各个部门员工在职业生涯中的表现。企业人事信息工作是企业员工工作发展变化的重要体现，不仅能够全方面对员工的现阶段工作情况进行详细记录，也能够对员工的各项基本信息进行详细记录，例如员工的工龄、学历、技术支撑、家庭成员关系、年龄等。通过企业人事信息管理和维护，能够为企业的管理能力起到十分显著的效果，对企业人力资源进行合理优化、合理分配，提高企业经营发展能力。
二、企业人事信息管理与维护的必要性与重要意义
(一)促使企业人事管理逐渐走向科学化、程序化、现代化
通过先进的信息处理设备提高人事管理工作效率和工作质量。并且确保企业员工基本信息规范化管理，为企业经营发展提供可靠依据。在人力资源共享背景下，推动企业人事信息管理和维护工作能够保证管理流程更加规范，从而确保人力资源管理的各个职能能够在实际管理和维护过程中得到充分衔接[2]。企业人事信息管理与维护能够让各项人事相关业务流程更加透明化，为员工提供更多的合法权益。企业的人事信息数据库中包含企业所有员工的个人信息，即考勤、绩效、奖惩记录、培训情况、福利待遇以及薪资发放等信息。通过数据库可以更加及时、方便地对人力资源合理分析，并获得系统性的分析报告。并且，在企业经营发展过程中企业人事信息管理和维护工作能够对员工信息进行合理管控，不仅可以确保企业人力资源的完整性，也能够提高企业人力资源整体的工作效率和管理水平，推动企业人事信息管理工作的开展，为企业资源信息数据的维护打下良好的基础，确保企业产业链能够有序运行，为企业发展提供重要的人事信息数据。
(二)协助管理人员进行角色转换
在系统性数据处理技术下，能够对人才进行合理分配和划分，通过定量形式能够充分体现出人力资源部门存在的自我价值，让人力资源部门从以往的传统行政事务管理模式中进行转性，逐渐成为企业战略目标中重要的组成部分，提升在企业中的地位。针对人事信息管理而言，在企业管理系统性优化、资源分配等方面的应用范围较广，具有较高的应用价值。人事信息管理和维护工作的主要目的是让企业能够对人力、物力等资源进行适当平衡和处理，对资源进行系统性管理和优化，对于企业的经营发展、各种业务的开展均能够起到积极促进的作用。例如，优化人力资源配置，可以利于企业在激烈的市场竞争中具有一定的优势。对于企业自身而言，人事信息管理的复杂性是企业人力资源收集、处理所要面临的问题。为此，需要将信息管理、整合、供应充分融合，才能展现出信息数据存储、整合的高效性，进一步提高信息数据处理精准度，促进企业在短时间内实现人力资源共享的目的[3]。
(三)提升工作效率，确保人事相关业务流程更加规范
以笔者所在单位为例，中国石油集团公司邀请第三方机构开展的《数据管理与应用能力评估模型》对标分析，中国石油整体数据管理成熟度得分低于国际领先企业(3.9分)和国内领先企业(3.45分)。集团公司信息数据质量管理方面存在着标准不统一、信息不完整等问题，数据维护存在项目多、信息量大、维护周期跨度长等因素，导致目前系统内历史数据存在与实际情况不一致或维护不同步等现象。为实现数字化转型，集团公司将“中国石油数据湖体系建设项目”作为“十四五”重点项目之一，以“数字中国石油”作为建设目标，多措并举持续优化数据治理体系，为公司建设世界一流国际综合性能源公司提供数据保障。
(四)有助于实现人力资源共享
企业实施人事信息管理与维护，有助于让企业全员都可以参与其中，通过对人员的信息统计和分析可以更加方便地获得各种人事信息数据分析报告。对于企业管理人员而言能够提供具有决策性、准确性、全面的人力资源信息依据。
三、人力资源共享服务背景下企业人事信息管理和维护工作的具体思路
(一)提高对人事信息管理信息化的重视程度
在现代化时代背景下，信息技术作为企业改革和经营发展的科学化、规范化基础，为人力资源管理人员提供了更多的便利条件。企业领导应当转变以往的思维和观念，认识到人力资源部门在企业中的重要作用。通过建立信息化人力资源管理平台，能够给予员工最大的基础保障。企业科学的管理模式是企业持续发展的前提条件。人事信息管理信息化是时代发展的体现，能够做到与时俱进，跟随时代潮流。作为企业领导者应当及时转变企业管理思想，让企业逐步走向社会发展前沿，不断培养更多的信息化人事信息管理人才，为企业人力资源管理工作打下坚实的基础[4]。先进的思维和观念能够推动企业持续稳定发展，通过信息化的管理模式能够让工作变得事半功倍。通过奖励机制和情感关切的方式能够调动员工的工作积极性，让员工感受到集体荣誉感和归属感，树立现代化的思维观念。
(二)强化员工责任意识，加大业务培训力度
任何工作若想要做好需要具有较强的工作责任心，人事信息管理和维护工作亦是如此。由于人事信息管理和维护工作内容较为繁琐、复杂，涉及每位企业员工的个人利益，小到个人简历、大到薪酬福利，均需要对工作足够认真仔细。这样才能保证每位员工的基础信息资料不丢失、不出差错。人事信息管理工作与其他统计类的工作大不相同，需要在对信息数据进行录入的过程中严格按照工作规范流程实施[5]。例如，在薪酬调整方面，关乎员工的切身利益。为此，需要确保员工的日常工作考勤、工作绩效、工作奖惩状况均要准确无误的记录。员工要时刻保持着严谨、细致的工作态度，若发现工作中存在纰漏，需要将数据及时补齐、调整，避免在之后的管理过程中存在重要差错。另外，企业应当对人事信息管理专员定期开展培训业务，确保员工充分了解和掌握理论知识和实践操作能力，提高人事信息保密意识，保证企业员工个人信息的安全性。
(三)构建科学的绩效管理与薪酬管理制度
建设科学的绩效管理和薪酬管理制度能有助于人力资源共享背景下人事信息管理工作的改革与创新。企业通过建立绩效管理或薪酬管理制度，可以更好地推动人力资源管理工作的专业化发展，在为员工提供稳定工作环境的基础上，能有效带动企业的发展与进步。同时在绩效管理和薪酬管理制度构建期间，还能借助信息化技术完成对员工的管理和监督，对于企业的整体发展可起到显著的积极影响。因此，企业管理者也要充分理解和认识信息化对企业发展的重要性，只有在信息化技术帮助下推动人事信息管理工作的开展，才能在提高工作合理性的基础上，加速人事信息管理改革工作的创新。
(四)利用信息化提升人力资源管理服务水平
在当今的大数据时代，人工智能等先进技术能够显著提升人力资源管理服务水平。在企业人事信息管理和维护的过程中，也要合理运用大数据技术的优势；结合行业的各种类型、实际发展状况来精准获取更有价值的人才作为企业的员工[6]。企业可以通过外部利益相关者的人力资源，采取科学的合作模式获取企业外部人力资源。这种方式不仅能够节省企业人力投入成本，也能将企业内部、外部人力资源进行充分整合。尤其在专业人才方面，企业能够通过现代化技术获取人力资源管理方面的技术型人才，对企业人事信息管理、维护工作模式合理优化。若在企业内部中发现具有人力资源管理潜质的员工，可以将其选拔为此类管理人员，通过各种培训、考核不断提升人才的专业技术水平，确保企业在人力资源管理方面具有较强的竞争力。针对高校或其他产品渠道而言，聘请人力资源管理专家和富有人事信息管理经验的管理者，能够大幅度提升企业人才储备，使得企业在人力资源管理方面具有较好的创新性。
四、结语
综上所述，在人力资源共享服务背景下，企业人事信息管理、维护工作需要形成长效机制，充分认识到人力资源共享给企业带来的价值，提高人事信息管理工作的重视程度，将大数据等现代化技术与各项业务工作进行充分结合，确保企业在激烈的市场竞争中具有一定的优势。
参考文献
[1]李慧.人力资源共享背景下的企业人事信息管理与维护工作探讨[J].商情，2020(19)：153.
[2]邓宏玲.浅谈企业人事信息管理及其在人力资源管理中的应用[J].商情，2020(20)：156.
[3]纪文静.企业人事信息化管理设计与实现[J].科学与信息化，2017(30)：173-174.
[4]卜凡刚.企业人事档案电子信息化管理分析[J].中国市场，2020(27)：189，193.
[5]梁玉，付虎子，唐卓菲.信息时代企业人事档案管理工作创新[J].文渊(高中版)，2020(8)：87.
[6]单雪.论信息时代如何做好企业人事档案管理工作[J].现代企业文化，2021(11)：20-21.
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