摘要：工程建设项目在施工过程中，采购管理的核心目标在于确保项目所需的设备、材料等物资能够保质保量且按期交付至项目现场，以保障项目的安全有序进行。在采购合同签订之后，如何有效地对合同执行进行跟踪管理，是确保生产供应的首要任务。然而，对于施工企业而言，无论是在合同执行人员的数量上，还是在执行跟踪的细致程度上，都可能存在一定的局限性。因此，通过分析项目物资的不同特点，在有限的执行管理资源下，科学选择精细化和粗放式的跟踪模式显得尤为重要。合理运用主动式和被动式的工作方法，针对不同情况差异化地对合同执行进行跟踪管理，是确保项目物资能够按期交付的关键。
关键词：项目管理,合同执行,把控风险
0引言
对施工企业而言，合同执行的挑战与应对策略在物资采购及后续管理中尤为关键。合同签订后，施工企业往往面临着一系列复杂的问题，其中最为突出的是难以实时跟踪供应商的排产过程以及产品的生产状态。这种信息不对称不仅增加了把控产品质量和交货期的难度，也为企业带来了潜在的风险。
在供应商管理层面，施工企业经常发现，即便能够识别出延期交货的风险，也往往缺乏有效的手段来实施控制。这主要是因为施工企业与供应商之间往往存在着一定的信息不对称和利益冲突，导致施工企业难以对供应商的生产进度进行实时监督和调整。这种被动局面不仅影响了施工企业的生产计划，还可能对整个项目的进度和质量造成严重影响。
供应商延期交货的风险不容忽视。对于施工企业来说，保障现场施工的连续性是项目成功的关键所在。一旦物资延期交付，不仅会打乱施工计划，导致工期延误，还可能引发一系列连锁反应，如劳动力闲置、成本增加等。更重要的是，物资延期交付对项目的影响往往远超过物资合同的违约罚款，甚至可能超过物资本身的价值。这种风险对于施工企业的财务状况和项目整体效益都构成了严重威胁。此外，如果执行跟踪不到位，物资在交付至现场后发现质量问题，将给施工企业带来更大的麻烦。现场整改不仅需要占用大量的人力、物力和财力资源，而且其工作量往往远大于在工厂生产阶段发现的问题。这不仅会增加施工企业的成本负担，还可能对项目的进度和质量造成不可逆的影响。
在合同执行过程中，施工企业必须采取积极有效的措施来应对这些挑战。具体而言，企业应分析项目物资的不同特点，根据物资的性质、重要性以及供应商的可靠性等因素，科学选择精细化或粗放式的跟踪模式。同时，企业还应合理运用主动式或被动式的工作方法，确保整体项目物资都能得到有效跟踪和管理。对于关键路径物资或关键环节，施工企业应进行精细化跟踪，保持与供应商的主动对接和沟通。在物资的排产全生命周期内，包括图纸送审、原材料采购/验收、生产加工、组装/调试、功能测试/第三方检测、喷漆/喷涂、包装等环节，企业应重点关注图纸送审、原材料采购/验收和生产加工这三个关键环节。这些环节不仅直接影响着产品的质量和交货期，也是施工企业与供应商之间最容易产生分歧和问题的领域。因此，施工企业在合同执行过程中必须高度重视物资采购及后续管理问题，采取有效的措施来降低风险和成本，确保项目的顺利进行和整体效益的最大化。
1掌握两种管理方法
1.1精细化的跟踪模式
精细化的管理方法主要应用于生产周期长、对项目整体进度影响大的物资。通过精细化的合同执行模式，对供应商产品生产的不同阶段进行有效把控，主要包括以下管控措施：
1.1.1合同约束条款
合同约束条款是企业管理供应商的基础[1]，只有在合同文本中明确供应商的责任义务，包括按时提交各生产环节的图纸、报告、计划表等，才能在合同管理中占据优势，掌握产品生产的动态，及时判断是否存在违约风险，是否影响交货期等。同时，合同中应明确相应的违约处罚条款，以强化对供应商的履行约束。常见的约束性关键条款包括：交货时间及其违约条款、图纸提交周期及其违约条款、质量保证及其保障条款。
1.1.2合同执行跟踪
在合同执行过程中，合同管理人员应通过周报、月报以及定期的生产照片等进行有效跟踪，同时分析供应商在不同阶段提交的实验报告、检测报告等，及时与其提交的生产计划进行比对，以进一步掌握供应商生产的真实状态。此外，也可采取定期入厂检查的方式来判断供应商真实的生产状态，确保跟踪到点、跟踪到位。
1.1.3管理沟通手段
在合同执行过程中，可采取当面澄清、电话沟通、邮件交流等不同手段进行管理。当供应商响应不积极时，要及时通过书面文件正式提醒和警告，使其认识到甲方对该状况的重视程度，并严词要求供应商务必积极配合。若无法得到满意答复，应逐级上报公司相关部门，严重者应按合同约定进行处罚或诉诸法律程序。在紧急情况下，正式函件是解决问题、保障权益的有效手段；而在常规情况下，选择电话、邮件沟通则更为便利。
1.2粗放式的跟踪模式
合同执行人员的精力有限。虽然精细化的管理方法对于合同执行的风险把控更为有效，但对于一些通用性强、要求简单的材料类产品，没有必要进行精细化管理。此时应采取粗放式的管理方法，它不需要全程关注，只需在关键节点上进行跟踪，同样可以达到把控合同执行风险的效果[2]。主要集中于合同执行的以下阶段：
1.2.1合同执行初期
在合同签订初期，可通过邮件、电话等形式询问排产进度，根据供应商的回复进行简单分析，判断是否能满足最终的交货期。若无特殊情况，则无需过多担忧。
1.2.2合同执行中期
在产品排产进行至中期时，应联络供应商以确认目前已完成的生产工序、正在进行的工序以及接下来要开展的工作，分析是否能满足交货期。若时间紧张，则需督促供应商加快排产进度，令其加强重视，全力开展工作，以保障产品的交货期不受影响。
1.2.3产品即将交付
当供应商排产即将完成时，合同执行人员应掌握产品的完成状态，确认准确的交货时间。若存在延迟风险，要及时预警；严重者要采取书面形式提醒供应商，一切以最终能够按时交货为核心，督促供应商重点排产该批紧急物资。
2合同执行重点关注内容
2.1送审文件审批
送审文件作为产品生产的先决条件，合同执行人员需在合同签订后及时跟踪供应商递交的送审文件。根据送审文件提交的时间点预测是否影响后续生产，并将文件移交企业技术人员核实其可实施性。只有相关文件得到批准，才能从根源上保障产品质量。若跟踪不到位，送审文件出现错误并在生产过程中发现后才进行修正，很可能影响交货期，进而影响现场施工。
根据送审文件在生产过程中起到的作用，可分为生产用文件和程序类文件。对于生产用文件，需采取精细化的模式，从供应商提交文件的时间、相关文件的批准状态以及具体文件修改的反馈情况来全程把控，要在最短的时间内完成审核。而对于程序类文件，则主要通过供应商的自身管理来推进，无需甲方投入过多精力，即进行粗放式管理即可达到合同执行的效果。
生产用文件直接影响产品生产质量和交货期，如表1所示。展示了常见的生产用文件及其对生产的影响范围，需采取精细化的管理方式全程跟踪。而程序类文件主要包括组织机构、包装程序、称重程序、生产记录等，不会直接影响产品生产，只需采取粗放式的管理方式即可。
2.2原材料跟踪
合同执行人员应根据现场施工计划，及时了解和追踪供应商原材料的订货情况、到货时间以及到货状态[3]。原材料是各项生产的基础，是影响交货期的主要因素。跟踪原材料到货状态应重点把控关键路径上原材料的到货时间，避免影响后续机加工、组装、测试等工序安排，从而直接影响交货期。对于关键路径上的材料，需采取精细化的管理，从供应商原材料的订货、到货计划、到货状态以及验收结果都要进行管理和跟踪。对于非关键物资，可以依托供应商自身的管理，甲方只需粗放式地定期跟进即可。
2.3生产状态跟踪
跟踪供应商排产状态应要求供应商提供工人的简历及上岗资格证，以避免生产过程中违规操作的发生。要求其提交周报、月报，分析人工工时安排的合理性，时刻掌握生产动态。对已经造成的工期拖延要及时预警；对于生产进度延误超过合同约定的比例时，应要求供应商采取赶工措施，如增加人工投入、延长工作时间等，以保障按时交货。对于发生延误的合同，必要时可考虑采取驻场监造的方式进一步督促供应商加快生产[4]。
例如，某项目的测试分离器整体生产周期为7个月。当生产进入第6个月时，发现实际生产状态滞后。合同执行人员立即要求供应商采取赶工措施，通过增加场地工人数量以及24小时轮岗工作，并通过日报紧密跟踪，最终避免了设备的晚交货。
综上，在产品正常生产过程中，不需要过多干预供应商的排产安排，采取粗放式的跟踪即可。一旦出现进度落后的情况，就需立即采取精细化的管理对供应商的生产过程进行干涉。
3运用两种工作方式
3.1主动式的工作方式
在合同执行过程中，作为合同甲方应主动定期或不定期地与供应商沟通，以获取产品生产的最新动态，并对供应商的生产保持压力，确保其生产按照既定计划进行。一旦发生特殊情况，能够及时掌握排产状态，分析并找到最有效的解决办法，并做出相应调整，以保障项目物资按时交付。
3.2被动式的工作方式
主动式的合同执行虽能有效掌握生产状态，但会消耗合同执行人员的工作精力。因此，应科学合理地把控工作节奏。对于紧急的、关键的物资，应花费较多时间主动跟进；对于生产难度较低、技术要求普通的物资，则主要通过供应商的自我管理为主，甲方的定期监控为辅。根据供应商定期提交的月报、周报等，从中提取甲方需要的信息。当发现问题时，再主动跟进解决。
主动式和被动式是可以并存的，是处理工作时间和工作量之间矛盾的有效工具。合同执行管理人员应合理运用这两种模式，科学有效地跟踪合同执行，使合同执行风险总体最小化[5]。
4差异化管理
对于设备、材料类物资，在合同执行的不同阶段应采取不同的跟踪模式和工作方式。设备类物资由于生产周期长、对项目影响较大，在报批文件阶段需主动跟踪，采取精细化的模式全方位把控源头；原材料阶段的到货时间以及验收情况直接影响最终的交货时间与交货质量，需精细化主动式跟踪；而到了产品生产阶段，则不必过多参与，可进行粗放式管理，并根据周报、月报进行被动式跟踪。遇到赶工时，则需重点关注。差异化管理，如表2所示。根据不同的物资类型及供应商排产的不同阶段，科学地选择精细化和粗放式跟踪模式以及主动式和被动式的工作方式。
5结语
综上所述，随着工程建设项目的开展，设备、材料需求增加，合同执行工作量增大。然而，合同执行管理的精力是有限的。粗放式管理并非放任不管，而是科学地把控关键文件；对于其他程序类文件，则可依托供应商的自身管理来把控。被动式管理也不等同于不进行跟踪，而是对于非重要环节、文件只需定期审查即可。正确的合同执行应合理分析该合同的特性，选择最佳的执行方法，合理使用精细化和粗放式的跟踪模式，并在这两种管理模式执行中正确采取主动式和被动式的工作方式，才能更广泛且更有效地把控合同风险。
参考文献：
[1]刘战秋.物资采购合同管理及风险防范对策[J].市场周刊，2024，37(10)：33-36.
[2]仇春春.建设工程合同风险分析及管控要点[J].上海建设科技，2023(6)：67-69.
[3]蔡玉红.工程总承包项目合同管理与风险管控[J].建筑施工，2023，45(3)：600-602.
[4]高宁.迟交货风险的预防和应对措施[J].国际经贸探索，2005(1)：87-90.
[5]邓志勇.论建筑工程项目的合同风险管理[J].管理科学，2004，33(4)：85-86.
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