数字化背景下事业单位档案管理研究论文

 

　　［关键词］数字化技术,档案管理,事业单位
 

 

　　随着数字化时代的到来，各行各业都在积极探索数字化形势下的转型道路。事业单位作为公共服务机构，面对数字化新形势，其档案管理模式创新极其重要。但实际上，一些事业单位在管理过程中还面临着多种问题，无法保证管理成效，甚至会对事业单位的稳定发展造成阻碍。对此，事业单位应结合当前时代发展趋势和档案事业发展的要求，提高对档案管理的重视程度，深刻认识其对事业单位发展的积极影响，分析当前开展高质量档案管理工作面临的挑战，并采取有效对策，进一步提高档案管理水平，支持事业单位健康、良性发展。

 

 

 

　　事业单位运用数字化技术，不仅可以将纸质档案转化为电子档案，还能实现档案的智能化管理目标，便于对档案进行分类、索引以及标签化处理，使档案的存储和检索更加方便、快捷［1］。数字化档案具有全文检索功能，可快速定位和查找所需的信息；以时间戳和数字签名的方式确保档案的完整性和可信度，并在系统中记录档案使用和修改记录，便于审计和追溯。此外，数字化档案管理系统具备数据分析和报表生成功能。通过对档案数据的分析和挖掘，可发现隐藏在数据中的规律和趋势，为管理决策提供科学依据；系统还可以根据需求生成各种报表，方便管理者进行业务分析和评估。

 

 

　　档案管理部门通过对档案数据进行加密，可防止未经授权的人员获取和篡改档案信息，还能够确保档案数据在传输和存储过程中的完整性。同时，数字化档案管理系统具备档案数据备份、恢复等功能。管理人员定期备份档案数据，可避免因硬件故障、系统崩溃等突发事件导致档案数据丢失，支持恢复档案数据，保障档案的安全性。

 

 

　　通过数字化档案管理系统，不同部门之间可快速共享档案信息，避免传统纸质档案传递时的烦琐和耗时问题，提高工作效率，也能保证信息在录入和传递过程中的准确性［2］。例如，各地区的事业单位共享会计凭证、报表等信息，可提高财务管理的整体效能；事业单位与相关机构共享档案信息，可提高公共服务效能，方便外部单位获取所需的信息，减少会计档案信息的重复收集和处理。

 

 

　　首先，数字化技术可以降低纸质档案的打印和存储成本，将纸质档案转化为电子档案，节省存储空间，缩短管理时间，且无须打印、装订、组卷、装盒、上架等，节省相关耗材［3］。其次，降低档案的运输成本。传统的纸质档案需要进行运输和传递，这就会花费一定的时间和费用。而数字化档案能通过网络传输及时共享，不需要运输环节，节省投资成本。最后，降低人力成本。传统的档案管理需要大量的人力开展归档、整理、检索等工作。数字化档案管理使查找、共享和管理档案变得更加高效，减少了员工花费在烦琐的档案管理工作上的时间，进而降低了人力成本。

 

 

 

　　档案数字化管理需要借助先进的信息技术手段，如数据库、云存储、数据挖掘等技术，用来存储和管理档案数据，提供安全可靠的存储空间，分析和探索档案数据中的隐藏信息。但部分事业单位会计人员对信息技术的理解和应用能力较低，还需要加强培训。同时，在当前社会创新发展的背景下，技术更新和迭代速度不断加快，在事业单位档案管理中，及时更新和维护软硬件设备是一项重要的技术挑战。

 

 

　　在数字化档案管理中，安全问题尤为重要。数字化档案的安全风险包括数据泄露、数据损坏、未经授权的访问等。数字化会计档案管理是一个变革的过程，事业单位需要做好变革管理工作，包括制定变革策略、明确目标与任务、与员工沟通和协调、解决变革过程中的问题和阻力等。但受传统观念和模式的影响，转型发展难度大，甚至会因缺乏科学计划、管理机制等盲目性地投资，浪费资源和成本，导致整体管理成效不佳。管理是实现档案资源高效利用的重要手段，但从目前事业单位的发展情况来看，档案管理工作的相关制度还有待完善，亟待围绕档案事业发展目标和单位战略目标，持续优化和改进相关制度规范。

 

 

　　数字化档案管理要求工作人员具备一定的信息技术能力，包括对会计软件、数据分析工具、信息安全技术等的熟练运用。然而，部分人员缺乏相关技术知识和技能，在数字化管理过程中就会遇到困难。同时，数字化档案管理会改变人员的岗位职责和需求，如会计人员要主动参与更多工作，包括数据分析、报告制作等，而非传统的仅有数据录入和核对工作，这对人员的信息系统操作水平和能力提出了更高的要求。

 

 

　　一方面，知识产权保护是数字化档案管理中的重要内容。数字化档案中可能涉及他人的著作权、专利权、商标权等知识产权。在收集、整理、存储和利用数字化档案时，要确保不侵犯他人的知识产权［4］。如果需要使用他人的知识产权，应取得相应的授权或许可。另一方面，个人隐私保护也很重要。数字化档案中可能包含个人的敏感信息，如身份证号码、联系方式等。一些事业单位在信息化建设方面仍然落后，导致单位在档案电子化的过程中遇到许多困难。虽然电子档案在保存、防篡改等方面具有优势，但也面临着如何确保发票合规性校验、数据分离与分布存储、加密技术合理应用、防篡改预警功能的实施等方面的挑战，导致数字化档案更容易受到网络攻击、面临数据泄露等风险，这对档案的安全性提出了更高的要求。

 

 

　　数字化档案存储在电子系统中，存在被黑客攻击、内部人员泄露或数据意外丢失等风险，导致敏感财务信息被获取、篡改或滥用，给事业单位造成巨大的损失。同时，随着事业单位依赖互联网和信息技术的程度提高，网络攻击的威胁也在增加，恶意软件、病毒、勒索软件等的攻击会破坏数字化档案系统的完整性和可用性。

 

 

　　一方面，数字化档案管理需要引入信息技术系统、软件和硬件设备，还要培训相关工作者掌握维护技能，这都需要一定的资金投入。随着事业单位的业务不断增多，数字化档案所需的数据存储空间不断扩大，数据存储设备和云服务的费用也在持续增加。另一方面，事业单位需要加强对数字化档案数据安全的保障，包括防止数据泄露、黑客攻击等，这需要投入一定的安全保障成本。另外，在数字化转型过程中，事业单位也要维护传统的档案管理系统，支出成本将进一步增加。

 

 

 

　　在数字化背景下，事业单位可以建立电子档案管理系统，通过现有的计算机技术和软件工具，制定统一的档案信息化管理标准，明确档案信息化管理流程，并强化档案管理人员信息化能力培训工作，提升其电算化能力［5］。第一，对原有的档案管理系统进行全面评估和分析，找出其存在的问题和不足；第二，根据评估结果，编制一套详细的优化方案，包括升级硬件设备、优化软件功能、加强安全性保障等。在硬件设备方面，升级服务器、存储设备、网络设备等基础设施，以提高系统的稳定性。在软件功能方面，优化档案管理系统的界面设计、操作流程、查询功能等，提高系统的易用性和效率。同时，加强系统的安全性保障，采用身份认证、加密技术、备份措施等手段，确保档案信息的安全性和完整性。

 

 

　　首先，建立严格的系统访问控制机制，对访问档案的用户进行身份认证和权限管理，只有具备相应权限的用户才能访问和操作档案，确保档案的安全性。对于敏感的档案信息，采用加密技术进行存储和传输，确保档案在存储和传输过程中的安全性。对于加密的档案信息，必须严格控制解密权限和范围，防止信息泄露。其次，建立定期备份和恢复机制，确保档案信息不会因为系统故障或人为操作失误而丢失或损坏。通过编制详细的备份和恢复计划，包括备份的时间、频率、方式、恢复的流程等，确保档案信息能够及时、准确地被备份和恢复［6］。再加上备份过程的实时监控，可保障备份数据的完整性、准确性。同时，对于异常情况，应及时处理，防止备份数据丢失。最后，建立严格的监控和检测机制，实时监控档案系统的运行状态和数据流动情况。如果发现异常操作或数据泄露等风险，管理人员要立即采取措施，从而确保档案的安全性。例如，事业单位可建立严格的档案管理制度，明确各部门和员工的档案管理职责与操作规范，对档案的分类、存储、传输、使用等各个环节进行全面梳理，确保每个环节都符合规范和标准；采用先进的加密技术和安全防护措施，对信息和数据进行加密存储和传输，如安装防火墙、入侵检测系统等，防止黑客攻击和内部人员泄密事件发生；定期开展安全漏洞扫描和风险评估工作，及时发现和处理存在的安全隐患，高效落实应急预案和恢复机制，确保在发生安全事件时能迅速响应并恢复数据；加强对员工的安全教育和培训，增强员工的安全意识，建立员工奖惩制度，对于违反安全规定的员工进行严肃处理，对于在信息安全方面表现优秀的员工及时进行奖励，确保单位的信息和数据得到充分保护。

 

 

　　事业单位应根据自身实际情况制定详细的档案管理规定，包括档案的分类、归档、保管、借阅、销毁等方面的具体操作流程和要求，并定期对档案管理人员进行培训，提高人员的业务水平和管理能力，确保档案管理工作顺利进行。同时，利用现代信息技术手段，建立档案电子化管理系统，实现档案的数字化、网络化管理，提高档案管理的效率和安全性，并对档案进行严格审计、检查，确保档案的真实性、完整性和合规性，及时发现和纠正档案管理中的问题。具体来说，事业单位可建立完善的档案管理流程，包括档案的分类、编号、存储、借阅、复制、保密等各个环节［7］。对于需要借阅或复制档案的人员，应要求其进行身份认证和权限管理，并进行详细的登记，确保档案信息不会被滥用。

 

 

　　对事业单位而言，档案管理人员要结合自身实际情况编制档案信息化管理方案。尽管档案管理信息化是当前发展趋势，事业单位也不能盲目跟风，而是根据自身档案管理现状制定科学、合理的管理模式，还要设立阶段性的目标与远期目标，进而保证档案管理人员能够做到有制可依、有章可循。例如，事业单位可适用先进的数据库技术和软件工具，对档案信息进行高效、便捷的存储、查询、修改、删除等，并与其他系统对接，便于信息共享和数据交换；采用电子签名技术对档案信息进行安全认证和保护，避免信息被篡改，并配合加密技术和访问控制机制，保障档案信息安全。此外，建立档案管理网站，提供在线查询、下载、复制、打印等便捷服务，满足使用者随时随地查询所需档案信息的需求，提高工作效率。该网站还应具备在线申请和审批功能，方便各部门之间的沟通和协作。

 

 

　　目前，事业单位档案管理改革与创新面临较多挑战。为实现转型，事业单位需要引进先进的信息技术和工具，便于对档案信息进行存储、查询，以提高档案信息的安全性、完整性和长期可读性，提升业务工作的效率和准确性，进而为事业单位的持续发展和战略决策提供有力支持。

 

 

　　［1］田园.大数据背景下会计档案管理工作的数字化转型［J］.国际商务财会,2022(17):30-33.

 

　　［2］段卫.事业单位会计档案管理信息化及发展趋势研究［J］.兰台内外,2022(21):51-53.

 

　　［3］翟雅芝.新《会计档案管理办法》背景下会计档案电子化管理研究［J］.兰台内外,2022(6):29-31.

 

　　［4］张瀚文.浅谈新形势下事业单位会计档案电子化存在的问题及解决措施［J］.纳税,2021(33):129-130.

 

　　［5］孟旭.行政事业单位会计档案电子化探究［J］.行政事业资产与财务,2023(9):59-61.

 

　　［6］庄华萍,赵诗程.新时代加强机关事业单位会计档案管理的重要性及措施［J］.兰台内外,2020(36):45-46.

 

　　［7］周文伟.新形势下事业单位会计档案管理发展探究［J］.财经界,2020(35):188-189.