［摘要］本文通过对国有企业ZHT公司电子发票信息化管理的实例研究，探讨了电子发票信息化管理在国有企业中的实践应用和效果。文章首先分析了我国在信息技术、电子商务、电子政务方面的发展现状，以及电子化会计凭证管理的必然趋势。接着，以国有企业ZHT公司为研究对象，详细阐述了电子发票信息化管理的实施过程及其为企业管理带来的益处。最后，针对电子发票信息化管理中存在的问题，结合国家政策和企业特点，提出了相应的解决方案，旨在为其他国有企业电子发票信息化管理提供参考和借鉴。
［关键词］电子发票,信息化管理,国有企业
0引言
目前我国在信息技术、电子商务、电子政务方面已经取得巨大的进步，在今后的发展中增值税发票、银行回单、材料出入库单据及材料结算单据等会计凭证的电子化是必然趋势。国内许多大型国有企业启动了财务共享系统的建设工作，正好契合了电子化会计凭证管理的基本需求，电子发票作为信息时代的产物，为今后大面积实施电子发票信息化管理工作奠定了基础。本文以国有企业ZHT公司为研究对象，通过参与ZHT公司电子发票信息化管理实行的全过程，分析电子发票信息化管理的实行为国有企业管理工作带来的益处，并深入研究电子发票信息化管理存在的问题，再结合国家政策及企业特点对识别出的问题提出解决方案，为其他国有企业实行电子发票信息化管理提供帮助。
1电子发票信息化管理的意义
1.1优化管理，提高效率
随着我国财务制度不断变革以及信息化发展水平不断提高，企业之间的跨地域交流更加频繁，使用传统纸质发票的方式已经无法满足当下的经济业务发展需求，电子发票的应用范围将变得越来越广泛。在实际工作中，电子发票作为会计凭证的原始附件大多被打印成纸质资料留底，再将电子发票保存于计算机文档或者U盘中，不仅增加了财务人员的工作量，而且不利于电子发票的管理。
1.2实现发票、凭证、档案互查功能，控制风险
通过建立健全财务信息系统，实施信息化管理，促使原本冗杂的财务工作变得简明清晰。依托系统，建立发票、凭证、档案互查功能。通过会计凭证关联查询到电子发票等相关附件的影像资料；通过发票代码和号码能快速检索到电子发票信息，通过电子发票信息关联查询到对应的会计凭证；通过会计档案查询会计凭证及其附件发票等影像资料；采用电子签章技术保障档案安全。避免在流转过程中容易发生重复报销的问题，做到原始信息全流程可追溯，防范内控风险；数据信息不易被篡改，提高会计数据信息利用效率。
1.3规范流程，降低成本
强化国有企业财务管理信息化建设有助于突破传统财务会计制度的束缚，使财务工作的时空观念更加明确，这有助于提高我国国有企业在信息化环境下的财务管理能力。随着财务信息化管理能力在时间和空间上的不断拓展，财务工作逐渐朝着标准化方向发展。此外，加强财务管理信息化建设还可以减轻财务工作人员的工作负担，为传统财务会计向管理会计转型提供支持。针对电子发票入账归档，支持仅以电子原文件入账归档，电子会计档案系统是一种能够有效降低企业打印耗材成本、减少纸质资源浪费、节能环保的会计档案管理解决方案。
2 ZHT公司实施电子发票信息化管理的前期准备
2.1背景及现状
ZHT公司为一家中型国有商贸企业，于2020年末组建财务共享中心，将零星、繁冗的财务工作中的基本业务，汇总到财务共享中心实施集中解决。财务共享中心依靠网络共享平台，为公司提供统一审核标准、合规审核流程的共享服务，提高了财务工作的效率，降低财务工作成本，财务共享平台的上线运行，实现ZHT公司全业务全流程的线上管理。结合电子发票电子化报销、入账、归档工作，财务共享中心和软件开发公司合作，对接税收管理单位，开发建立会计档案管理系统和税务云系统，为电子发票电子化管理工作的顺利实施提供了保障［1］。
2.2 ZHT公司发票管理转型前存在的痛点
2.2.1手工查验真伪，效率低耗时长
ZHT公司发票的查验工作一般由签收发票的业务人员开展，首先进入发票查验平台，手动输入每张发票的发票代码、发票号码、开票日期、开具金额以及验证码，验证码时常会因出现系统延时而无法显示，导致查验工作耗时长、效率低。
2.2.2追溯流程烦琐，不便查阅利用
转型前报销增值税电子发票需要业务人员打印纸质版进行报销；当需要查询和利用时，首先由财务人员根据报销内容查询该电子发票的记账凭证号，再通过记账凭证号查找会计凭证，最后通过翻找原始单据进行查询和利用。
2.2.3传递过程冗长，增加管理成本
在发票日常管理中，业务部门负责增值税发票的接收、保管、复核、报账等业务。大多发票需要邮寄，耗费人力物力，时间也有所拖延，同时发票传递和管理过程冗长，导致经济管理活动效率低，会计档案质量会受到一定程度的影响。
2.3 ZHT公司电子发票信息化管理系统建设的目标
ZHT公司对电子发票信息化管理建设总体方案进行设计，并按照计划和步骤逐步实施，完成相关财务软件和应用系统的开发，规范电子发票报销、归档的业务流程和日常管理，建设电子会计档案系统，解决纸质发票及电子发票管理中的痛点问题，优化电子发票报销、入账、归档的全流程管理，提高财务工作的效率，优化工作流程并降低管理成本。
2.4实施方案
2.4.1总体设计思想
电子发票信息化管理方案的设计必须遵循《会计档案管理办法》，以保证电子档案的真实性、可用性、完整性和安全性。同时，该方案还必须符合我国财政部门及档案管理部门的相关规定。
2.4.2应用架构设计
电子发票信息化管理全流程设计分为四个部分：一是归集部分，主要在税务服务系统中完成；二是报销部分，主要在网报系统中完成；三是入账部分，主要在核算系统中完成；四是归档部分，主要在电子会计档案系统中完成。电子发票信息化管理流程如图1所示。
3 ZHT公司实施电子发票信息化管理
3.1工作组织
ZHT公司成立了由财务部、综合管理部、软件开发公司的信息技术人员等组成的电子发票信息化管理专项工作组。财务部负责按照公司费用报销流程对当前流程进行优化，建立相关制度规范及岗位职责规范。软件开发公司信息技术人员在此次电子发票信息化管理工作中负责电子会计档案系统与ERP系统的数据接口对接、调试和维护及信息化管理中电子会计档案的实施上线和应用指导。综合管理部门主要配合财务部门及软件开发公司信息技术人员对会计档案系统应用的方式方法进行普及培训。
3.2信息化管理系统构建
电子发票电子化报销入账归档的系统建设主要涉及Yonsuite费控服务系统、电子会计档案系统、会计服务系统、税务服务系统，采用信息化服务比较成熟的软件开发公司的产品。
3.2.1费控服务系统
该系统实现不落地、全线上、多终端的数据管理。该系统从报销标准、申请控制等多个维度进行全面管控，使报销流程的申请、审批、报账、核算等环节更加便捷、高效。
3.2.2电子会计档案系统
电子会计档案系统对财务附件的收纳、传送、保存和使用实施电子化管理。利用该系统实现了记账凭证、财务附件、财务报表、总账明细账等各类会计档案的分类别归档。采用先进的多重安全保密技术，确保会计档案数据的安全保密。
3.2.3会计服务系统
融合业务云实现业财一体化。采购部门及销售部门的业务人员填写采购及销售的材料名称、价格、供应商、采购商等信息，并上传对应的对账单、结算单、签收单、发票等附件资料，提交后，系统会自动生成会计分录。到月底通过财务报表模块可自动生成当期财务报告。会计服务系统提高了会计处理效率，引领企业财务数字化转型。
3.2.4税务服务系统
通过NCC系统发票中心模块——用友税务云系统进行企业开票和企业收票。该模块可对收到的发票查重验伪；为企业提供电子发票管理、纸质发票管理、增值税进销项管理、涉税项目管理、税务风险管理、税务档案管理，以及税务核算及申报等全方位税务服务。
3.3具体做法
3.3.1电子发票归集
电子发票归集主要通过PC端，报账人可以通过费控服务或报账服务系统中的票据采集功能实现。对电子发票可以原文件本地上传的方式进行采集；对纸质发票可通过扫描设备采集。在发票的采集过程中同步完成自动查重验伪，只有通过验证的发票才可以进入报销环节，杜绝重复报销和虚假发票进入报销流程。
3.3.2电子发票报销
通过PC端，用户可以选取需要报销的任意张验证通过的电子发票或者纸质发票的OCR扫描件，通过报销申请流程完成报销单的提交进入审批流程。
3.3.3电子发票入账
费控或者报账系统审批完成的单据作为会计事项传入会计平台事项库，实时自动生成正式凭证，系统自动审核、自动记账，高效完成电子发票报销入账，已入账的记账凭证可以在“凭证及单据生成”模块和“凭证查询”模块查看。
3.3.4电子发票归档
电子会计档案系统能够通过接口自动连接记账凭证、会计账簿、财务会计报表以及其他会计档案，方便企业对其进行统一管理。检测通过后，便可一键归档。电子会计档案系统不仅提供全面的档案利用功能，还具备后续管理、清册管理、纸质档案和单子票据管理等功能，帮助企业实现电子会计档案的全方位管理。
3.4电子发票信息化管理取得成效
3.4.1实现发票管理模式变革，防范税务风险
电子发票信息化管理有助于防范税务风险。电子发票具有数据可追溯、不可篡改的特点，使得企业报税过程更加规范、透明。在已有会计核算系统的基础上，延伸开发建立了报账系统、费控系统、税务云系统及电子档案系统，建立电子发票存储规范，准确、完整地接收和读取电子发票及其元数据，对发票进行自动查重验伪。
3.4.2“采、制、存、查”全在线应用
通过在线采集、制作、存储和查询财务凭证附件，可以充分利用信息化手段，实现会计资料管理的自动化、智能化，从而大大提高管理效率。在线会计资料档案系统可以实现快速、准确查询，为各部门提供便捷、高效的服务，从而提高会计档案利用效率。电子会计档案系统“采、制、存、查”流程如图2所示。
3.4.3全过程线上化可追溯，防范内控风险
全程线上化的流程管理，使得企业能够更加便捷地追踪和记录业务数据，提高了业务管理的透明度和可追溯性。将业务管理规范深入到执行层面，不仅能够提高业务执行的效率，还能够保证业务执行的合规性。电子类会计资料的自动化控制和全线上流转，使得会计资料的管理更加便捷高效。电子签名、水印等多种技术的运用，确保了电子档案的安全性和有效性。通过全程线上化和电子化处理，企业能够更好地防范内控风险，确保企业运营的安全稳定［2］。
3.4.4大幅提升报销入账归档效率和员工报销体验业务系统单据无纸化归档，整体效率显著提升。
新系统的上线应用，大大提高了员工的工作效率，简化了员工在报销过程中的操作，提升了员工的满意度。无纸化归档系统使得ZHT公司的报销周期缩短，这不仅提高了公司资金的周转速度，还减少了员工等待报销款到账的时间，进一步提升了员工的满意度。同时，节省了公司的人力成本和时间成本，还提高了凭证管理的规范性和便捷性。
3.4.5提升经济效益，降低管理成本
传统的纸质财务凭证附件需要大量的纸张作为载体，而电子会计凭证的应用使用纸量大幅减少。ZHT公司整体上线信息化管理系统后，每年可以节约24万张纸张，这不仅减少了企业的纸张采购成本，还有助于降低对环境的不利影响，打造绿色环保办公模式。信息化管理系统可以实现快速、准确的查询和审批，大大提高了企业的工作效率。工作效率的提升意味着企业可以更好地把握市场机遇，提高竞争优势，从而实现经济效益的提升。
4问题及建议
随着国有企业各业务板块发展速度的提升，电子发票大面积引用，电子发票信息化管理水平也急需提升。ZHT公司在已有会计核算系统的基础上，延伸开发建立了报账系统、费控系统、税务云系统及电子档案系统，建立电子发票管理规范，实现了会计资料收集、整理、移交、保管、借阅、鉴定销毁等全流程电子化。通过实现电子化处理，企业能够更加快速准确地获取和处理业务数据，从而提升企业整体运营效率。电子类会计资料的自动化控制和全线上流转，使得会计资料的管理更加便捷高效。全程线上化的流程管理，使得企业能够更加便捷地追踪和记录业务数据，提高了业务管理的透明度和可追溯性。通过实现全过程线上化和电子化处理，企业能够提高报销入账归档的效率，同时提升员工的满意度。但是国有企业在实行电子发票信息化管理的过程中还需要持续优化系统，消除系统漏洞。
4.1加强系统操作知识培训，提高工作效率
加强组织培训和宣贯，做到全员掌握系统操作要领，提高认识，转变管理模式，提高会计信息共享水平和档案利用效率。定期组织培训活动，邀请专业的讲师或者系统管理员，对员工进行系统操作知识的培训。
4.2持续优化系统，提升发票采集速度
持续对应用过程中发现的不足进行改进，提升采集速度，完善系统细节，持续优化用户体验。定期对系统进行评估，找出其中的不足和问题，然后进行针对性的优化，以确保系统的稳定运行，提高工作效率。
5结论与展望
电子发票信息化管理作为信息技术在财务管理领域的应用，为企业带来了诸多便利和益处。然而，在实施电子发票信息化管理的过程中，企业也应充分认识到所面临的问题和挑战，采取有效措施加以应对，以确保电子发票信息化管理能够持续为企业带来价值。企业应抓住电子发票信息化带来的机遇，积极应对挑战，充分发挥电子发票信息化在提高国有企业财务管理水平方面的优势，助力企业转型升级和创新发展。
主要参考文献
［1］刘稳丰，钟希余，张荣勇.增值税电子发票电子化报销入账归档模式研究：以X大学为例［J］.会计之友，2023（8）：128-132.
［2］刘思思.论信息化时代下会计电子档案的管理与使用［J］.中国市场，2020（35）：197-198.
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